• Dagelijks contact met bestuur en eigenaren;
• Het organiseren, bijwonen en notuleren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering en tweede ledenvergadering bij onvoldoende opkomst*;
• Binnen 6 weken na de vergadering worden de notulen opgesteld en verzonden;
• Het voldoende verzekeren en verzekerd houden van de gemeenschappelijke delen conform de akte van splitsing;
• Het afhandelen van schadegevallen;
• Het verzorgen en verzenden van correspondentie voor de vereniging;

Algemene voorwaarden Gooisch Beheer in haar rol als beheerder Algemene voorwaarden Gooisch Beheer in haar rol als bestuurder Taakomschrijving Gooisch Beheer

• Het regelmatig contact houden met het bestuur en de diverse commissies van de vereniging en én het bijwonen van 1 bestuursvergadering per jaar;
• Het verstrekken van opdrachten aan leveranciers namens de VvE waarvoor tijdens de algemene ledenvergadering goedkeuring is gegeven;
• Het toezicht houden op de naleving van de bepalingen uit het reglement van splitsing, het huishoudelijk reglement en op de besluiten van de Algemene Ledenvergadering;
• Het op verzoek verstrekken van informatie aan appartementseigenaren over het appartementsrecht.

*Wij gaan uit van enige betrokkenheid bij de VvE door de eigenaars en dat de opkomst voor een vergadering voldoende is. Als dit niet het geval is zullen wij een tweede reglementaire vergadering uitschrijven en mogelijk worden hier kosten voor in rekening gebracht.

• Het opmaken en versturen van het exploitatieoverzicht en de balans over het afgelopen boekjaar;
• Het opmaken van een conceptbegroting op basis van de akte van splitsing en de daarbij behorende maandelijkse voorschotbijdrage, de conceptbegroting zal in de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring worden voorgelegd;
• Het incasseren en administreren van de maandelijkse voorschotbijdrage, waarbij indien gewenst gebruik wordt gemaakt van een automatische incassoservice;
• Het voeren van een incassoprocedure conform het incassobesluit die jaarlijks door de ledenvergadering moet worden vastgesteld en goedgekeurd;
• Het namens de vereniging betalen van de gemeenschappelijke kosten;
• Het voeren van de volledige dagelijkse financiële administratie van de vereniging;

• Het beheren van de op naam van de vereniging gestelde bankrekening;
• Het afrekenen van de stookkosten;
• Het jaarlijks op verzoek digitale inzage verstrekken en indien noodzakelijk een verdere toelichting op de financiële administratie aan de kascommissie geven;
• Het verzorgen van de archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven
• Het bijhouden van de eigenarenadministratie en eventuele mutaties*;
• Het schriftelijk informeren van de nieuwe eigenaar na appartementsoverdracht.

* Voor het verwerken van mutaties en het aanleveren van gegevens aan de notaris als een appartementsrecht van eigenaar wisselt rekenen wij administratiekosten. Via de notaris brengen wij bij zowel de verkoper als koper kosten in rekening. Bij een verdeling wordt dit tarief alleen in rekening gebracht bij de koper.

• Het incasseren en administreren van de maandelijkse voorschotbijdrage, waarbij indien gewenst gebruik wordt gemaakt van een automatische incassoservice;
• Het voeren van een incassoprocedure conform het incassobesluit die jaarlijks door de ledenvergadering moet worden vastgesteld en goedgekeurd.

Voor de VvE is het belangrijk dat de ledenbijdrage tijdig betaald wordt. Gooisch Beheer speelt hier een belangrijke rol in door een strak herinnerproces te hanteren waarbij er zoveel mogelijk gehandeld wordt vanuit de menselijke maat zonder het belang van de VvE uit het oog te verliezen.

Het is noodzakelijk dat het incassobesluit jaarlijks opnieuw wordt vastgesteld tijdens de algemene ledenvergadering. Het incassobesluit geeft ons toestemming om een vordering uit handen te geven wanneer alle andere maatregelen niet tot een volledige betaling hebben geleid.

Om achterstallige betalingen te innen volgen wij de volgende stappen:

• Eerste betalingsherinnering
• Tweede betalingsherinnering
• Aanmaning inclusief administratiekosten

Blijft een betaling nog steeds uit na een laatste aanmaning dan nemen wij indien mogelijk telefonisch contact op. Men krijgt dan nog een laatste mogelijkheid om de schuld te voldoen aan de VvE zonder dat er vervolgmaatregelen genomen worden. Leidt ook dit niet tot een volledige betaling dan wordt de vordering uit handen gegeven aan onze vaste partner BoitenLuhrs. Zij versturen eerst een wettelijk verplichte 14-dagen WIK-brief. Dit geeft nog eens veertien dagen de tijd om de schuld kosteloos te betalen.

Als ook nu geen betaling volgt dan wordt er een dagvaarding opgesteld en komt de zaak voor de rechter.

Uiteraard wordt altijd eerst het bestuur benaderd voordat de vordering uit handen gegeven wordt en zal er overleg plaatsvinden. Het komt regelmatig voor dat het bestuur hier nog iets in kan betekenen en zo extra kosten voor de eigenaar kan voorkomen. Het uit handen geven van een vordering is altijd een laatste middel.

In het ledenportaal kunt u uw eigen ledenadministratie inzien. Heeft u een vraag hierover neemt u dan gerust contact op met ons kantoor, wij staan u graag te woord.

Heeft u een brief/e-mail ontvangen over een betalingsachterstand neem dan zo snel mogelijk contact op met één van onze medewerkers om onnodige kosten te voorkomen en de mogelijkheden te bespreken.

Komt u er zelf niet meer uit dan zijn er verschillende instanties die u hulp en inzicht kunnen bieden:

• Het Nibud biedt u tools en informatie die u kunnen helpen bij het grip krijgen op uw financiële situatie.
• U kunt bij uw eigen gemeente terecht voor hulp bij schulden. Bij elke gemeente is deze hulpverlening anders ingericht, neem daarom contact op met uw eigen gemeente voor meer informatie. De gemeente is verplicht u hierbij te helpen en zal samen met u kijken naar een passende oplossing.
• Is er beslag gelegd op uw inkomen? Via de website van Schuldenwijzer krijgt u snel inzicht hierin.
• Ervaart u serieuze klachten door financiële problemen en denkt u aan zelfmoord blijf hier dan niet mee lopen en neem contact op met één van de hulpverleners van 113 Zelfmoordpreventie via 0800-0113 (24 uur per dag anoniem bereikbaar).

Heeft u een brief ontvangen van BoitenLuhrs dan adviseren wij u snel actie te ondernemen zodat de kosten niet verder oplopen. Zij zijn bereikbaar via 088 999 3666, voor meer informatie kunt u ook een kijkje nemen op hun website.

Bij klachten over het debiteurenbeheer kunt u een mail sturen naar info@gooischbeheer.nl. Vermeld hierbij altijd duidelijk uw naam, de VvE, hoe wij u kunnen bereiken en geef een heldere omschrijving van uw klacht. U ontvangt binnen twee werkdagen een bevestiging van ontvangst en binnen uiterlijk veertien werkdagen een inhoudelijke reactie.

Mocht u na afloop van mening zijn dat uw klacht niet goed is afgehandeld dan kunt u terecht bij de geschillencommissie. Hierover volgt later meer informatie

• Het opdragen van klein noodzakelijk onderhoud tot een bedrag van ons mandaat;
• Bedragen die ons mandaat te boven gaan zullen ter goedkeuring aan de voorzitter of door de vergadering benoemde leden van de vereniging worden voorgelegd;
• Het 24 uur per dag bereikbaar zijn voor storingen, 365 dagen per jaar.
• Het aanvragen van offertes voor groot onderhoud en noodzakelijk onderhoud;

• Offertes voor groot onderhoud worden indien gewenst en noodzakelijk in het bijzijn van Gooisch Beheer en de gekozen leveranciers ter plaatse opgemaakt, bij voorkeur op basis van het door de vereniging vastgestelde meerjaren onderhoudsplan of bestek;
• Het op verzoek beoordelen en adviseren van de uitgebrachte offertes en het toelichten en agenderen in en op de ledenvergadering;
• Het opvragen en afsluiten van onderhoudscontracten na instemming van de ledenvergadering.