• Dagelijks contact met bestuur en eigenaren;
• Het organiseren, bijwonen en notuleren van de jaarlijkse algemene ledenvergadering en tweede ledenvergadering bij onvoldoende opkomst*;
• Binnen 6 weken na de vergadering worden de notulen opgesteld en verzonden;
• Het voldoende verzekeren en verzekerd houden van de gemeenschappelijke delen conform de akte van splitsing;
• Het afhandelen van schadegevallen;
• Het verzorgen en verzenden van correspondentie voor de vereniging;

Algemene voorwaarden Gooisch Beheer in haar rol als beheerder Algemene voorwaarden Gooisch Beheer in haar rol als bestuurder Taakomschrijving Gooisch Beheer

• Het regelmatig contact houden met het bestuur en de diverse commissies van de vereniging en én het bijwonen van 1 bestuursvergadering per jaar;
• Het verstrekken van opdrachten aan leveranciers namens de VvE waarvoor tijdens de algemene ledenvergadering goedkeuring is gegeven;
• Het toezicht houden op de naleving van de bepalingen uit het reglement van splitsing, het huishoudelijk reglement en op de besluiten van de Algemene Ledenvergadering;
• Het op verzoek verstrekken van informatie aan appartementseigenaren over het appartementsrecht.

*Wij gaan uit van enige betrokkenheid bij de VvE door de eigenaars en dat de opkomst voor een vergadering voldoende is. Als dit niet het geval is zullen wij een tweede reglementaire vergadering uitschrijven en mogelijk worden hier kosten voor in rekening gebracht.

• Het opmaken en versturen van het exploitatieoverzicht en de balans over het afgelopen boekjaar;
• Het opmaken van een conceptbegroting op basis van de akte van splitsing en de daarbij behorende maandelijkse voorschotbijdrage, de conceptbegroting zal in de Algemene Ledenvergadering ter goedkeuring worden voorgelegd;
• Het incasseren en administreren van de maandelijkse voorschotbijdrage, waarbij indien gewenst gebruik wordt gemaakt van een automatische incassoservice;
• Het voeren van een incassoprocedure conform het incassobesluit die jaarlijks door de ledenvergadering moet worden vastgesteld en goedgekeurd;
• Het namens de vereniging betalen van de gemeenschappelijke kosten;
• Het voeren van de volledige dagelijkse financiële administratie van de vereniging;

• Het beheren van de op naam van de vereniging gestelde bankrekening;
• Het afrekenen van de stookkosten;
• Het jaarlijks op verzoek digitale inzage verstrekken en indien noodzakelijk een verdere toelichting op de financiële administratie aan de kascommissie geven;
• Het verzorgen van de archivering van alle stukken van de vereniging, met inachtneming van de wettelijk voorgeschreven
• Het bijhouden van de eigenarenadministratie en eventuele mutaties*;
• Het schriftelijk informeren van de nieuwe eigenaar na appartementsoverdracht.

* Voor het verwerken van mutaties en het aanleveren van gegevens aan de notaris als een appartementsrecht van eigenaar wisselt rekenen wij administratiekosten. Via de notaris brengen wij bij zowel de verkoper als koper kosten in rekening. Bij een verdeling wordt dit tarief alleen in rekening gebracht bij de koper.

Per 1 april 2024 is de nieuwe Wet Kwaliteit Incassodienstverlening (Wki) ingegaan. Deze wet is in het leven geroepen om de kwaliteit van buitengerechtelijke incassodienstverlening te waarborgen en de consument te beschermen. Na de overgangsfase mogen na 1 april 2025 alleen nog geregistreerde VvE-beheerders buitengerechtelijke incassowerkzaamheden uitvoeren. Buitengerechtelijk houdt in: zonder de tussenkomst van een rechter. Als VvE-beheerder hebben wij altijd alleen deze werkzaamheden verricht. De gerechtelijke incassowerkzaamheden worden uitbesteed aan een incassobureau.

Om de buitengerechtelijke incassowerkzaamheden voor de VvE's uit te kunnen blijven voeren is de noodzaak ontstaan om dit onder te brengen bij VvE Admin Groep. Voor de VvE en haar leden verandert er vrijwel niets. De medewerkers waarmee u contact heeft zijn ongewijzigd, maar de incassodienstverlening is door deze veranderende wetgeving in een ander bedrijf ondergebracht. Neem een kijkje op de website van VvE Admin Groep

Voor alle vragen over de ledenbijdrage, betalingsherinneringen of het treffen van een regeling kunt u voortaan contact opnemen via debiteuren@vveadmingroep.nl of telefonisch via 088 712 66 16.

• Het opdragen van klein noodzakelijk onderhoud tot een bedrag van ons mandaat;
• Bedragen die ons mandaat te boven gaan zullen ter goedkeuring aan de voorzitter of door de vergadering benoemde leden van de vereniging worden voorgelegd;
• Het 24 uur per dag bereikbaar zijn voor storingen, 365 dagen per jaar.
• Het aanvragen van offertes voor groot onderhoud en noodzakelijk onderhoud;

• Offertes voor groot onderhoud worden indien gewenst en noodzakelijk in het bijzijn van Gooisch Beheer en de gekozen leveranciers ter plaatse opgemaakt, bij voorkeur op basis van het door de vereniging vastgestelde meerjaren onderhoudsplan of bestek;
• Het op verzoek beoordelen en adviseren van de uitgebrachte offertes en het toelichten en agenderen in en op de ledenvergadering;
• Het opvragen en afsluiten van onderhoudscontracten na instemming van de ledenvergadering.